Se recomienda leer previamente el post “ Costes de la flota de vehículos” para un mejor entendimiento del presente post.
La organización tiene que diseñar e implementar la política concerniente al cálculo óptimo del número de vehículos, el nivel de servicio y los costes de la flota de vehículos. Esta política dependerá de los siguientes aspectos como la estrategia general, el mercado, el servicio a prestar, los competidores o el presupuesto disponible de la organización.
El cálculo del número de vehículos de una flota es complejo, debido a todos los aspectos involucrados como el establecimiento del nivel de servicio y su coste asociado, la planificación de las rutas si las hubiera, el tipo de vehículos a utilizar y sus capacidades, la utilización de la capacidad de los vehículos al 100% o la localización de nuestra base de operaciones, por lo tanto siempre se llegará a un número óptimo de vehículos.
Caso teórico-práctico
Se desarrolla un caso teórico-práctico de una flota de vehículos para mostrar la relación entre el número óptimo de vehículos, el nivel de servicio y sus costes directos. Hemos escogido el caso de una flota de vehículos que debe realizar el reparto o recogida de una mercancía en unas localizaciones, por ser uno de los casos más complejos de optimizar y común en la práctica de una flota de vehículos. Para hacer el caso lo más sencillo posible los únicos costes directos son los de adquisición de los vehículos, los salarios de los conductores y el consumo de combustible.
Consideramos que tenemos que distribuir o recoger una unidad de mercancía en cada punto A, B, C y D uniformemente repartidos en una circunferencia de radio R. Las únicas soluciones factibles donde localizar nuestra base de vehículos (O), son: en el centro de la circunferencia (caso A), o en uno de los puntos de reparto o recogida (caso B), por lo que eliminamos un punto de reparto o recogida, el gráfico 4 representa estas dos soluciones.
Gráfico 1: caso teórico y sus dos soluciones factibles
Existen cuatro tipos diferentes de vehículos disponibles para elegir, los cuales tienen diferentes costes de adquisición y capacidades según la tabla 1.
Tabla 1: capacidades y coste de los vehículos disponibles
Las condiciones de operación de nuestro caso teórico-práctico son las siguientes:
Tabla 2: condiciones de operación de la flota de vehículos
Consideramos un valor residual nulo de los vehículos, una conducción mixta en entornos urbanos y autovías, no tenemos en consideración el tiempo de parada en los puntos A, B, C, D y los vehículos se utilizan al 100% de su capacidad.
El nivel de servicio es el mayor tiempo individual (horas) de entre todos los vehículos de la flota, desde que salen los vehículos de la base “O“hasta su llegada a la misma, ya que es cuando se completa el reparto o recogida de la mercancía en todos los puntos A, B, C, D.
Caso A
El gráfico 2 representa las diferentes soluciones factibles de utilizar un vehiculo, dos vehículos, tres vehículos o cuatro vehículos, sus capacidades y sus rutas en diferentes colores, para el caso A, en el que nuestra base este en el centro de la circunferencia.
Gráfico 2: relación entre las rutas y el número de vehículos para el caso A
La tabla 3 del representa las soluciones para el caso genérico, la tabla 4 representa los resultados de los cuatro casos posibles utilizando los valores de las tablas 1 y 2.
Tabla 3: formulas genéricas del ejemplo teórico-práctico del caso A
Tabla 4: resultados obtenidos de los cuatro casos posibles para el caso A
El nivel de servicio, el consumo de combustible, los costes directos, los Km. totales y el coste unitario directo se incrementan con el número de vehículos.
Los incrementos que se producen en el nivel de servicio son directamente proporcionales al número pi (π=3,14), y los incrementos que se producen en el consumo de combustible, en los costes directos y en los kilómetros recorridos son constantes. Estos incrementos vienen definidos por las ecuaciones mostradas en la tabla 3.
En el caso de utilizar tres vehículos, el nivel de servicio es igual que en el caso de utilizar dos vehículos, pero el consumo de combustible, los costes directos, los Km. totales y el coste unitario directo son mayores, por lo que esta solución esta dominada por el caso de utilizar dos vehículos, por lo tanto la solución de tres vehículos no se debe tener en consideración. El caso de utilizar tres vehículos prueba que en las flotas de vehículos pueden existir soluciones dominadas por otras mejores, que deben ser identificadas y eliminadas de entre nuestras opciones.
Gráfico 3: relación entre el número de vehículos y el nivel de servicio para el caso A
El gráfico 3 muestra que según se incrementa el número de vehículos, el incremento en el nivel servicio disminuye (línea azul). El máximo nivel de servicio corresponde a utilizar 4 vehículos, a partir de utilizar más de 4 vehículos el nivel de servicio permanece constante.
La correlación entre en nivel del servicio y el número de vehículos es significativamente alta (R2) y corresponde a la ecuación potencial mostrada en el gráfico 3 (línea roja).
Gráfico 4: relación entre el nivel de servicio y los costes directos para el caso A
El gráfico 4 muestra que según se incrementan los costes directos, el incremento en el nivel servicio disminuye. El máximo nivel de servicio corresponde a utilizar 4 vehículos que tiene asociado unos costes directos, a partir de utilizar más de 4 vehículos el nivel de servicio permanece constante pero los costes directos se incrementan.
La correlación entre en nivel del servicio y los costes directos es significativamente alta (R2) y corresponde a la ecuación potencial mostrada en el gráfico 4 (línea roja).
En nuestro modelo teórico si estas condiciones iniciales se modifican como el coste de adquisición de los vehículos sean mayores, se incremente el consumo de combustible, se incremente el coste del combustible, se incrementen los salarios de los conductores, la curva A se desplazará hacia la derecha como muestra el gráfico 5 convirtiéndose en la curva B y tendremos para el mismo nivel de servicio mayores costes directos.
Por el contrario si el coste de adquisición de los vehículos son menores, disminuye el consumo de combustible, disminuye el coste del combustible, disminuyen los salarios de los conductores, la curva A se desplazará hacia la izquierda como muestra el gráfico 5 convirtiéndose en la curva C, y tendremos para el mismo nivel de servicio menores costes directos.
Gráfico 5: relación entre el nivel de servicio y el incremento o decremento en los costes directos para el caso A
El nivel de servicio puede incrementarse o disminuir, si la velocidad media se incrementa o disminuye con el correspondiente aumento o disminución de combustible y su coste asociado.
Caso B
El gráfico 6 representa los diferentes casos de utilizar un vehiculo, dos vehículos o tres vehículos, sus capacidades y sus rutas en diferentes colores, para el caso B en el que nuestra base este en el punto de reparto/recogida A.
Gráfico 6: relación entre las rutas y el número de vehículos para el caso B
La tabla 5 representa las soluciones para el caso genérico, la tabla 6 representa los resultados de los cuatro casos posibles utilizando los valores de las tablas 1 y 2.
Tabla 5: formulas genéricas del ejemplo teórico-práctico del caso B
Tabla 6: resultados de los tres casos posibles para el caso B
El nivel de servicio, el consumo de combustible, los Km. totales y el coste unitario se incrementan con el número de vehículos.
Los incrementos que se producen en el nivel de servicio, el consumo de combustible, el coste total y los kilómetros recorridos son constantes. Estos incrementos vienen definidos por las ecuaciones mostradas en la tabla 5.
Gráfico 7: Relación entre el número de vehículos y el nivel de servicio para el caso B
El gráfico 7 muestra que según se incrementa el número de vehículos, el incremento en el nivel servicio permanece constante. El máximo nivel de servicio corresponde a utilizar 3 vehículos, a partir de utilizar más de 3 vehículos el nivel de servicio permanece constante.
La correlación entre en nivel del servicio es significativamente alta (R2) y el número de vehículos corresponde a la ecuación lineal mostrada en el gráfico 7 (línea roja).
Gráfico 8: relación entre el coste total y el nivel de servicio para el caso B
El gráfico 8 muestra que según se incrementan los costes directos, el incremento en el nivel servicio permanece constante. El máximo nivel de servicio corresponde a utilizar 3 vehículos que tiene asociado unos costes directos, a partir de utilizar más de 3 vehículos el nivel de servicio permanece constante pero los costes directos se incrementan.
La correlación entre en nivel del servicio y los costes directos es significativamente alta (R2) y corresponde a la ecuación lineal mostrada en el gráfico 8 (línea roja).
COMPARACIÓN DE LOS CASOS A Y B
Gráfico 9: comparación entre el número de vehículos y el nivel de servicio para los casos A y B
Gráfico 10: comparación entre el coste total y el nivel de servicio para los casos A y B
Los gráficos 9 y 10 y las tablas 4 y 6 muestran que si utilizamos un vehículo, el caso B tiene mejor nivel de servicio y menor coste total por una ligera diferencia que el caso A. Si utilizamos dos vehículos, el caso A domina a las soluciones de utilizar 2 y 3 vehículos del caso B, ya que tiene mejor nivel de servicio y menores costes totales.
La solución de utilizar un solo vehículo del caso B es solo es factible, si en el futuro no vamos a mejorar el nivel de servicio incrementando el número de vehículos, por el contrario si nuestra organización opera en un mercado muy competitivo, en el que el nivel de servicio es una ventaja competitiva y necesitemos incrementarlo en el futuro, la mejor solución desde el inicio es el caso A.
Conclusiones del caso teórico-práctico
Las principales conclusiones para este caso teórico-práctico y que se puede extender a cualquier tipo de flota son las siguientes:
- Cada nivel de servicio tiene asociado un número de vehículos y sus costes directos
- Existe un máximo de nivel de servicio para un determinado número de vehículos y sus costes directos, a partir del cual si añadimos más vehículos el nivel de servicio permanece constante pero los costes directos se incrementan
- Pueden existir soluciones que están dominadas por otras mejores, y por lo tanto deben ser identificadas y eliminadas de entre nuestras opciones
- Una flota de vehículos se puede caracterizar o definir su patrón de comportamiento según muestran las tablas 3 y 5 y los gráficos 3,4,7 y 8 de este caso teórico-práctico, y son de gran utilidad para la elegir la mejor opción a implantar, planificar y hacer previsiones
- Dependiendo de las características que definen una flota de vehículos, en nuestro caso teórico-práctico la localización de nuestra base (O) y los puntos de reparto o recogida, existe diferente caracterización o patrón de comportamiento como muestran los casos A y B
- Cuantos más vehículos, los incrementos en todos los costes variables de operación son mayores debido principalmente a que realizamos mayor número de kilómetros
- Cuantos más vehículos, necesitamos más terreno para almacenarlos, personal para gestionar la flota, conductores, procesos, controles etc. por lo que el incremento en los costes totales (directos e indirectos) aumentan y la mayoría de las flotas de vehículos con rutas planificadas siguen una caracterización o patrón de comportamiento como muestra el gráfico 14, donde el máximo nivel servicio se obtiene con n vehículos que corresponde al número de puntos reparto o recogida del servicio
Gráfico 11: relación entre el nivel de servicio y el coste total para una flota de vehículos con rutas planificadas
Los siguientes aspectos son algunos ejemplos que tienen una gran impacto en la eficiencia y eficacia de una flota de vehículos y por lo tanto tengamos menores costes totales y mejor nivel de servicio como la existencia de una política de la gestión de la flota de vehículos, la capacidad utilizada en los vehículos, la planificación de las rutas, tener establecido una central de adquisición y de ventas de los vehículos, tener los procesos adecuados, tener un gestor de la flota y el personal adecuado con la formación adecuada, tener un software de gestión de la flota, tener un cuadro de mando apropiado, realizar el análisis de los datos, elegir el correcto canal de venta de los vehículos, externalizar ciertas actividades a terceras organizaciones (outsourcing) o el control y seguimiento de los vehículos.
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José Miguel Fernández Gómez, es experto en gestión de flotas de vehículos, y el director de Advanced Fleet Management Consulting que suministra servicios de consultoría en gestión de flotas de vehículos.
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